В рамках реализации проекта «Эффективный регион» Комитет по делам записей актов гражданского состояния оптимизировал управленческий процесс приема граждан в отделе ЗАГС Московского района.
В результате сокращено время на регистрацию рождения и приема заявлений на заключение и расторжение брака. Планируется, что этот проект оптимизации готов для тиражирования во все ЗАГС, с адаптацией и учетом особенностей каждого отдела.
На первоначальной стадии проекта был выполнен анализ поступающих жалоб заявителей, изучен фактический порядок предоставления госуслуг, проанализирована структура очереди.
На основе полученных результатов были скорректированы регламенты выполнения процессов, выполнена балансировка нагрузки на сотрудников, установлена электронная система управления очередью.
Кроме того, был выполнен сбор статистики по количеству и времени предоставления госуслуг, протестирована новая схема маршрутизации потока заявителей, выделены отдельный кабинет для регистрации актов о рождении, заявлений и регистрации расторжения брака.
В конечном итоге была разработана оптимальная модель бизнес-процесса для электронной системы управления очередью, изменена схема размещения специалистов в отделе ЗАГС, изменен порядок открытия свободных слотов записи на портале ЕПГУ.
Результатом стало двукратное сокращение среднего времени ожидания заявителей в очереди. Также в два раза сокращено время протекания процесса – со 120 до 60 минут. Продолжается работа по достижения такого состояния процесса, при котором время ожидания заявителя в очереди не превысит 10-15 минут.
«Программа «Эффективный регион» реализуется по поручению Губернатора Санкт‑Петербурга Александра Беглова и направлена на повышение эффективности работы органов власти, снижение потерь временных и материальных ресурсов. В целях обмена опытом реализации проектов разработан специальный порядок, устанавливающий правила использования и стандартизации положительного опыта внедрения принципов и технологий бережливого управления.
Мы считаем целесообразным инициировать больше межведомственных проектов. Это станет мощным катализатором для активности всех органов власти и окажет положительное влияние на качество внутренней коммуникации и их совместной работы в программе», – отметил вице-губернатор Санкт‑Петербурга Станислав Казарин.
