Администрации Фрунзенского, Калининского и Колпинского районов успешно реализовали проекты по бережливому управлению в рамках программы «Эффективный регион».

«Программа «Эффективный регион», внедрить которую поручил Губернатор Александр Беглов, продолжает оказывать позитивное влияние на работу органов власти Санкт‑Петербурга. Реализация новых проектов по бережливому производству во Фрунзенском, Калининском и Колпинском районах позволила наладить внутренние процессы администраций, упростить подведомственным учреждениям механизм подачи и рассмотрения заявлений, а также существенно сократить бумажный документооборот», — прокомментировал вице-губернатор Санкт‑Петербурга Станислав Казарин.

В администрации Фрунзенского района завершился проект «Оптимизация процесса сбора и обработки докладов от учреждений, подведомственных администрации Фрунзенского района Санкт‑Петербурга, о выполнении мероприятий перевода на работу в особый период».

В рамках проекта была пересмотрена процедура сбора докладов от подведомственных учреждений администрации. Обновленная процедура помогла снизить трудоемкость процесса со 120 минут до 60. При этом пять операторов, ранее задействованных в проекте, были высвобождены для других задач: теперь в нем участвуют три человека вместо восьми. Благодаря разработке средств для автоматизации процессов подготовки и направления докладов и доработке инструкций по работе, также снизилось количество ошибок при приеме информации – с 35 % до 5 %. Кроме того, был полностью исключен риск нарушения сроков предоставления информации – с 35 % до 0 %.

В администрации Калининского района подвели итоги проекта «Оптимизация процесса работы комиссии по оценке последствий заключения учреждениями, подведомственными администрации, договоров аренды в отношении объектов недвижимости, закрепленных за ними на праве оперативного управления, безвозмездного пользования».

Возможность подачи учреждениями заявлений в электронном виде и переход на параллельное согласование повестки, позволяющий уйти от очного формата проведения комиссии, помогли сократить общий срок обработки заявлений. Время от поступления заявления в администрацию до отправки экспертного заключения учреждению уменьшилось с 30 дней до 15 дней, а трудоемкость выполняемых работ сократилась с 14,3 часов до 6 часов.

В администрации Колпинского района Санкт‑Петербурга подведены итоги работы над проектом «Предоставление меры социальной поддержки в виде ежемесячного пособия на ребенка в возрасте от 7 лет до 16 лет либо до окончания образовательного учреждения, реализующего образовательные программы начального общего, основного общего, среднего общего образования, но не старше 18 лет».

Обновленный процесс исключил избыточную распечатку документов, необходимость письменных запросов и обработки письменных ответов, а также частично перевел процесс обработки документов в электронный вид. Таким образом время протекания процесса сократилось на 10 % – до 28,5 дней. Трудозатраты по оказанию услуги были сокращены на 64,3 часов в месяц.

Также было оптимизировано взаимодействие в части межведомственных запросов: теперь не требуется повторный ввод данных о заявлении в другую информационную систему.

В результате реализации плана мероприятий, эффект оптимизации затронул не только государственную услугу, которая рассматривается в рамках данного проекта, но и другие государственные услуги, оказываемые администрацией по схожему алгоритму. Общая экономия трудозатрат сотрудников администрации составила 150 рабочих часов в месяц.