Администрация Центрального района Санкт‑Петербурга оптимизировала ряд процессов, связанных с подготовкой отчетности по лимитам потребления топливно-энергетических ресурсов и воды. Это удалось сделать при помощи программного робота, внедренного в рамках реализации программы «Эффективный регион». Новая технология позволила сократить время исполнения некоторых задач почти в три раза.

«У чиновников есть достаточное количество рутинной работы, на которую уходит много времени. Современные технологии позволяют использовать человеческий капитал более рационально, освободив людей от монотонных процессов и перенаправив их способности на другие важные задачи. В том числе этим занимаются специалисты Санкт‑Петербургского информационно-аналитического центра в рамках программы «Эффективный регион», реализацию которой с самого начала поддерживает Губернатор Александр Беглов», — прокомментировал вице-губернатор Санкт‑Петербурга Станислав Казарин.

Программный робот помогает сотрудникам администрации Центрального района вести отчетность. Необходимость оптимизации этой задачи была выявлена в результате инвентаризации рабочих процессов.

Внедрение бережливых технологий позволило ускорить процесс подготовки ежеквартальных и ежегодных данных по лимитам потребления топливно-энергетических ресурсов и воды.

Анализ процессов, который помогала провести команда специалистов Санкт‑Петербургского информационно-аналитического центра, выявил сложности, возникающие при подготовке отчетности: работа с большим массивом исходных данных; внедрение новых форм расчета для государственных учреждений и связанный с этим перенос данных; риск искажения и/или утери информации; возможность срыва сроков утверждения энергетического баланса.

Робот выполняет целый ряд функций, среди которых: проверка потребления топливно-энергетических ресурсов и воды, сопоставление отчетности; автоматизированный перенос расчетов, проверка фактов потребления на соответствие лимитам; проверка тарифов и данных ресурсноснабжающих организаций; проверка корректности данных, вносимых учреждениями, минимизация ошибок.

Время протекания всего процесса могло занимать до 73 дней, сейчас же, благодаря программному роботу, на его реализацию требуется не более 37 дней. Время подготовки сведений специалистами сократилось с 20 до 7 дней. Также с 20 до 14 дней сократились и трудозатраты. Кроме того, уменьшилось количество операций, выполняемых на разных этапах подготовки документов.