Администрации Адмиралтейского и Петроградского районов реализовали 4 проекта в рамках программы «Эффективный регион».
«Работы по оптимизации проводились при поддержке специалистов управления цифровой трансформации бизнес-процессов Санкт‑Петербургского информационно-аналитического центра. При реализации проектов все более активно применяется ряд новых инструментов, способствующих эффективности реализуемых процессов. Так, в администрациях в качестве ключевых решений были использованы такие цифровые решения, как RPА-роботы и разработанный чат-бот», – комментирует вице-губернатор Санкт‑Петербурга Станислав Казарин.
В администрации Адмиралтейского района по проекту «Оптимизация мониторинга ключевых показателей результативности (КПР) администрации» время предоставления информации о значениях КПР администрацией района за отчетный период снизилось в 7 раз: теперь вместо 336 часов это занимает не более 48 часов.
Снижение времени протекания процесса стало возможным благодаря каталогизации всей необходимой для исполнителей информации (списки КПР и ответственных, методика расчета, результаты за предыдущие периоды); вводу в работу электронных онлайн-форм вместо запросов на бумажных носителях для сбора информации; подсчету квартальных показателей с помощью программного робота. Робот также исключает ошибки при своде и проверке данных, связанные с человеческим фактором.
Реализация проекта «Оптимизация формирования информационной повестки администрации в целях соответствия уровню ожидания граждан» позволила снизить время протекания этого процесса на 67 % – со 153,8 часов до 65,5 часов. Оптимизировано и время на публикации и размещение информационных материалов – вместо 72,9 часов оно стало составлять 28,5 часов.
Благодаря внедрению контент-плана и годового календарного плана мероприятий для освещения, рубрикатора тем, базы текстовых и визуальных шаблонов и примеров информационных материалов, повысились структурированность информационной повестки администрации и прогнозируемость планирования информационных материалов. В повестке учтены значимые для жителей района темы с учетом регулярно анализируемых обращений граждан.
Проект администрации Петроградского района по оптимизации оказания консультационной поддержки субъектам предпринимательства был призван решить проблемы, с которыми сталкиваются предприниматели при обращении в отдел потребительского рынка по профильным вопросам. Проблемы касались длительного срока предоставления информации, сложности бюрократического языка ответа, раздробленности информации по разным источникам.
Ключевым решением перечисленных задач стала разработка чат-бота по часто задаваемым вопросам. Бот дает возможность получить краткую информацию по интересующему вопросу, задать вопрос в свободной форме (тогда он переадресовывается профильному специалисту), получить актуальную версию нормативно-правового документа и бланка-образца обращения в администрацию, а также сообщить о несанкционированной торговле.
В результате внедрения чат-бота, позволяющего получить мгновенный ответ, на 30 % сократилось количество обращений предпринимателей непосредственно к сотрудникам администрации. На 5 % сократились трудозатраты предпринимателей на оформление документов и на 13 % – трудозатраты сотрудников на помощь при обращении, а именно: консультации, дублирование и распространение информации и нормативно-правовых документов.
Второй проект администрации – «Оптимизация процесса формирования данных о фактических объемах потребления топливно-энергетических ресурсов (ТЭР) и воды: расходах, направленных на оплату коммунальных услуг и погашение кредиторской задолженности перед поставщиками услуг».
Он был направлен на снижение значительной трудоемкости процесса, сокращение времени ожидания информации от подведомственных организаций, в том числе по причине возвратов на доработку, исключение большого числа технических ошибок при внесении сведений вручную.
В результате реализации проекта удалось в 2 раза снизить трудоемкость процесса – с 20 до 10 часов. Это стало возможным благодаря оптимизации количества участников процесса и необходимости длительных согласований, исключения печатных вариантов документов с «живой» подписью, а также внедрению робота RPA при формировании «Справки согласования ТЭР и воды». Робот исключает ошибки при переносе данных из протокола согласования в квартальные отчеты и позволяет на 4 часа сократить трудозатраты при проверке предоставленных данных от сотрудников подведомственных учреждений.
Администрации районов будут расширять возможности использования цифровых решений, чтобы и далее повышать эффективность деятельности на благо жителей города.
